Communicatie in de rol van business partner, zo pak je dat aan

Als communicatie business partner zit je aan de directietafel. Je praat mee – vanuit jouw rol – over de richting van de organisatie. Voor veel senior adviseurs is dit een droomrol. Maar, het claimen van je plek aan die tafel is ontzettend lastig. Daar kun je wat aan doen, met een meer data-gedreven aanpak.

Dit verhaal in het kort:

🔶 Word invloedrijke communicatie business partner

🔶 Gebruik data voor strategie en bewijskracht

🔶 Ontdek kansen/bedreigingen via concurrenten, doelgroep en blind spots

🔶 Lever meetbaar succes met continue optimalisatie

Wat is een communicatie business partner?

In deze rol geef je strategisch advies aan het management over hoe ze communicatie moeten inzetten voor een beter bedrijfsresultaat. Dit gaat dus niet over ondersteuning van het management in de uitvoering van de strategie, maar over het mede uitzetten van de strategie op basis van jouw inzichten vanuit communicatie.

De afdeling communicatie is helaas vaak alleen uitvoerder

De centrale vraag is vaak: hoe ontstijg je de uitvoerende rol die je als communicatieafdeling hebt? Iedereen denkt immers zelf prima te kunnen communiceren en dus ben je als communicatieprofessional vaak bezig met de waan van de dag.

Een persbericht dat er vandaag nog uit moet, waarvan je niets eens wist dat het eraan zat te komen. Het verzoek om het gortdroge verslag van een bijeenkomst op socials te pluggen. Als communicatieprofessional zullen dit soort voorbeelden je maar al te bekend voorkomen.

En zo word je die nare afdeling die ‘altijd nee verkoopt’

En dat terwijl jij als communicatieprofessional wel beter weet. Je weet dat er beleid nodig is, een visie, een gerichte strategie om echt het verschil te maken met communicatie en content. En je weet dus ook dat die ad hoc opdrachten op de lange termijn niets gaan opleveren. En daarom zeg je liever nee. Maar ja, dan ben je die nare afdeling die altijd nee verkoopt en dat verwijt heb je al zo vaak gehoord.

Gemiste kans, want effectieve communicatie is van levensbelang

Laten we de boel eerst eens op een rijtje zetten. Effectieve communicatie is van levensbelang voor elke organisatie. We leven immers in een emotiemaatschappij, waar je reputatie binnen een dag verloren kan gaan.

En je werkt met je club vaak ook nog eens in een markt die razendsnel aan het veranderen is. Als communicatieprofessional weet je als geen ander hoe je de buitenwereld en de binnenwereld van een organisatie met elkaar in verbinding zou moeten brengen, zodat alle kansen optimaal worden benut.

Pak daarom door: geef fact based advies

Hoe claim je die plek aan de directietafel? Geef fact-based advies, op basis van harde data. Data driven decision making (DDDM) is dagelijkse kost voor de meeste organisatieonderdelen, inclusief de directie. Als communicatieafdeling moet je daarin mee. Vooral omdat je daarmee de toegevoegde waarde van de afdeling kunt kwantificeren; je kunt jezelf bewijzen met cijfers.

Net zoals andere afdelingen dat al lang doen. Laat dus zien dat je je inzichten baseert op cijfers uit de echte wereld. Dat je niet stuurt op onderbuikgevoelens, maar op data.

Wat is de toegevoegde waarde van data driven communicatie?

• Door data-onderzoek binnen communicatie krijg je inzicht in de kansen en bedreigingen voor een organisatie.
• Die inzichten zijn inzetbaar voor je communicatiestrategie.
• Die inzichten zijn ook relevant voor de strategie en operatie van de gehele organisatie.
• Je krijgt duidelijke focus op de prioriteiten binnen de afdeling.
• De resultaten van de afdeling zijn meetbaar en verbeterbaar.

Aan de slag met data als communicatie business partner

Alle begin is lastig. Als bureau was het voor ons ook vallen en opstaan om tot een werkbare en praktische toepassing van data te komen. Maar we hebben hem. Onze strategische aanpak verloopt in zeven stappen.

Het gaat om vooral om het herkennen van kansen en bedreigingen en daar proactief mee om te gaan.

1. Analyseer je concurrenten 
   

   Kijk met datatools naar de online communicatiekanalen van je concurrenten. Waar zetten zij op in, waarmee zijn ze succesvol, wat doen ze nog niet goed en wat kunnen jullie eigenlijk beter?

2. Analyseer de informatiebehoefte van je doelgroep
   

   Het is belangrijk om te weten naar wat voor informatie je doelgroep nu precies op zoek is. Wat willen ze echt weten en met welke woorden zoeken ze daarnaar? We weten uit onderzoek dat 80% van alle oriëntaties begint met het intypen van een zoekvraag in Google of andere zoekmachines. Daar vind je dus je antwoorden.

3. Herken de blind spots
   

   Elke organisatie heeft ze, kansen en bedreigingen die niet goed in beeld zijn. Door een inhoudelijke analyse te maken van social media en fora en de argumenten van belangrijke online spelers in beeld te brengen, krijg je die blind spots in beeld. Bij Contenture doen we dat met een LOGOS-analyse.

4. Kanalen en middelen in beeld
   

   Door te kijken naar de concurrenten, het zoekgedrag en de inhoudelijke argumenten heb je nu de basis voor je advies aan het management over waar en hoe jullie het als organisatie over moeten gaan hebben.

   Door nu te kijken naar de bestaande kanalen en middelen, breng je in kaart hoe je die boodschap het beste onder de aandacht kunt brengen van de mensen in de maatschappij die je wilt bereiken. Ook hier is data je meest betrouwbare bron. Kijk dus verder dan alleen in de analytics-gegevens van je site, maar ook naar die van LinkedIn, Twitter, je nieuwsbrieven et cetera.

   Tip: kijk bij deze datasets niet naar wat scoort, maar kijk waar op je strategische thema’s je het verhaal van de organisatie kunt verbeteren.

5. Ontwikkel een contentstrategie

   Met de inzichten uit de analyses ontwikkel je een strategie. Je knoopt hier het doel, de doelgroep en de inzichten aan elkaar. Zo krijg je precies helder wat je strategische thema’s zijn.

   Met een goede contentstrategie ga je uiteindelijk minder doen en heb je meer impact. Gewoon omdat je exact weet waar je energie naartoe moet. Hier lees je meer over het maken van een contentstrategie.

6. Maak effectieve content

   In deze stap van het proces ga je effectieve content maken die antwoord geeft op de vraag van de doelgroep én die de visie en propositie van jouw organisatie op een toegankelijke manier verwoordt.

7. Distribueren, monitoren en aanscherpen

   Uit alle data-analyses weet je inmiddels welke boodschap zou moeten werken op welk moment en op welk kanaal. Na het maken van de content is het tijd om dat in praktijk te gaan brengen. Zet je boodschap uit en kijk wat het effect is.

   Dit is de mooiste fase van je werk omdat je successen (die je met cijfers kunt onderbouwen) kunt gaan vieren. Ook zie je wat niet goed werkt en dat biedt weer de mogelijkheid om zaken aan te scherpen en verder te optimaliseren.

8. Accountability in communicatie

   Ten slotte… ben je nooit klaar. Want onderaan de streep moet je natuurlijk kijken wat je werk nu eigenlijk concreet oplevert. Meer klanten, meer impact, meer omzet? Zo meet je conversie bij communicatie.

   Uiteindelijk werk je zo toe naar een onderdeel in dat in ons vakgebied steeds belangrijker wordt. En dat is: accountability in communicatie.

   Nee, accountability in communicatie gaat niet om afrekenen. Het gaat niet om vragen als: “wat?”, maar om “hoe?”.

   • Hoe neem jij de lead?
   • Hoe kun jij keuzes fact based bewijzen?
   • Hoe levert communicatie een effectieve bijdrage aan de strategische doelen van de organisatie?

Wil je weten hoe je data inzet voor effectieve communicatie?
✅ We helpen je graag 👉 paul.gremmen@contenture.nl  👈 Of vul dit in ↓↓↓.