De grootste crises komen vaak zonder waarschuwing. Je kunt niet voorspellen wánneer het misgaat, maar wél hoe je daarop reageert. Crisiscommunicatie begint daarom al ver vóór de crisis uitbreekt. Een goede voorbereiding kan het verschil maken tussen controle houden of overspoeld worden door chaos. Hieronder vind je zes essentiële pijlers om je organisatie klaar te krijgen voor onverwachte scenario’s:
1. Bepaal wie de leiding heeft
Goed leiderschap is onmisbaar in tijden van crisis. Beslis van tevoren wie er de koers uitzet en wie als eerste aanspreekpunt fungeert. Deze “spin in het web” kan onder druk snel schakelen en houdt overzicht over de vele stromen van informatie en besluitvorming. Dat kan iemand zijn van het communicatieteam, maar bij voorkeur is het iemand uit de C-suite.
2. Positioneer het team communicatie/public relations
Het is cruciaal dat iedereen binnen de organisatie begrijpt waar de verantwoordelijkheid van het communicatieteam begint en eindigt. Het team neemt geen beslissingen over de inhoud of richting van het crisisbeleid, maar zorgt voor de heldere verwoording en de juiste verspreiding ervan. Daarbij adviseren zij over de meest effectieve aanpak en vorm.
3. Samenstelling kernteam
Een crisis raakt vaak meerdere onderdelen van de organisatie tegelijk. Kies daarom zorgvuldig wie in het kernteam zit. Betrek bijvoorbeeld directieleden, IT-specialisten en medewerkers van de klantenservice. Zorg dat ieder teamlid duidelijk weet welke taken en verantwoordelijkheden hij of zij heeft, zodat er geen misverstanden ontstaan wanneer de druk toeneemt.
4. Informeer je collega’s op de juiste manier
Ga vooraf na hoe je informatie tijdens een crisis verspreidt: is het voldoende dat alleen de relevante afdelingen op de hoogte zijn, of kies je voor volledige transparantie binnen de hele organisatie? Beslis nu al wat je met wie deelt en via welke kanalen, zodat niemand voor verrassingen komt te staan.
5. Communiceer helder met klanten en leveranciers
In tijden van crisis wil je onrust zo veel mogelijk voorkomen en vertrouwen behouden. Bepaal daarom op voorhand wie het woord voert richting klanten en leveranciers, via welke media dat gebeurt en met welke boodschap. Probeer altijd perspectief te bieden: meld bijvoorbeeld wanneer je verwacht weer operationeel te zijn, of wanneer er een volgende update volgt.
6. Wees voorbereid op de pers
Een crisis trekt vaak media-aandacht. Opereer ook continu vanuit de gedachte dat pers gaat bellen. Bedenk van tevoren wie het gezicht van de organisatie wordt en hoe persverzoeken worden afgehandeld. Wijs één of meerdere woordvoerders aan en zorg dat zij voldoende getraind zijn in het omgaan met journalisten.
Extra tip: de kracht van een crisis-simulatie
Wil je met je afdeling of kernteam oefenen en beter voorbereid zijn? Wij bieden we de Boiler Room: een intensieve simulatie waarin je wordt ondergedompeld in een realistische
Ik wil graag contact over The Boiler Room
AI cursus voor communicatieprofessionals
Wil je meer weten over slimme communicatie en onze AI-cursus voor communicatieprofessionals?
