Enabler: versterk de communicatie in jouw organisatie

Iedereen denkt prima te kunnen communiceren. En dat is nou precies de valkuil waar we allemaal intrappen op het werk. Daarom heeft elke organisatie een scherpe communicatieafdeling nodig, die als enabler de interne communicatie stroomlijnt. Het belangrijkste: zorg voor een heldere strategie en voor ontvanger-gerichte communicatie op basis van data.

Wat is de rol van enabler binnen communicatie?

In de rol van enabler ben je als communicatieprofessional bezig met het adviseren, faciliteren en coachen van sleutelfiguren in je organisatie. Je helpt hen nog effectiever te communiceren. Dat is belangrijk om interne én externe processen te stroomlijnen.

De grootste valkuil: zender-gedreven communicatie

Elke communicatieprofessional weet het: zender-gedreven communicatie is killing! Je vertelt alleen wat jij belangrijk vindt, zonder rekening te houden met de belevingswereld of de informatiebehoefte van de ander. En zo komt je boodschap dus niet aan.

Iedereen weet het, en toch gebeurt het

Laten we eerlijk zijn, iedereen weet dat die communicatiestijl niet werkt. En toch, in veel organisaties is het nog steeds de normaalste zaak van de wereld dat er in de directiekamer een onnavolgbare boodschap wordt geformuleerd die zowel extern als intern wordt rond getoeterd.

De gevolgen van zender-gedreven communicatie

Als de boodschap niet of niet goed aankomt, ontstaat een cascade van problemen.

  • Onbegrip over koers en visie van organisatie.
  • Onduidelijkheid over de waarden van de organisatie.
  • Medewerkers treden daardoor niet op als ambassadeurs.
  • Veranderprocessen verlopen moeizaam.

Ontvanger-gericht communiceren is het motto

In de kern is communicatie simpel: je moet een verhaal vertellen waar de ander op zit te wachten. En als je een verhaal hebt waar niemand op zit te wachten, dan moet je een ingang vinden voor iets waar wel behoefte aan is. Dat is in essentie ontvanger-gericht communiceren.

Enabler: je verhaal moet kloppen

Het is ook essentieel dat je verhaal klopt. Wat je naar buiten toe vertelt, moet binnen je organisatie echt zo werken. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar ondertussen is dat het vaak niet. Je kunt diversiteit wel in je kernwaarden hebben staan, maar als je in de praktijk steeds hetzelfde type mensen blijft aannemen, dan gelooft niemand je. Of als je heel ‘groen’ zegt te zijn en elke manager rijdt in een lease-diesel. Dan moet je je gaan afvragen welke van die twee dingen je anders gaat doen.

Maar hoe doe je dat?

Dit principe moet je dus gaan overbrengen op belangrijke mensen binnen de organisatie, zodat zij het in praktijk kunnen brengen. Maar hoe?

Het begint met een heldere communicatiestrategie

Om een duidelijk ontvanger-gericht intern verhaal te kunnen vertellen, is een heldere externe contentstrategie essentieel. In onze ervaring werkt dit het beste door te werken op een data-gedreven manier. Daardoor leer je zelf echt ontvanger-gericht te werken. Met analyses breng je dan namelijk de informatiebehoefte van je doelgroep in kaart. Vervolgens kun je verhalen gaan maken waar je doelgroep echt op zit te wachten en die allemaal op een natuurlijke wijze zijn gekoppeld aan de strategische doelstellingen van de organisatie.

Als je wilt weten hoe je dat kunt aanpakken, lees dan vooral de stukken over de andere rollen van de communicatieafdeling. En met name die van de Linking Pin en de Brand Leader.

En dan de stap naar het interne proces

In een data-gedreven contentstrategie sluit je verhaal aan op wat er in de buitenwereld leeft. Dat idee dat je van buiten naar binnen werkt, geldt ook voor je aanpak voor interne communicatie. Dus in plaats van dat een leidinggevende vanuit zichzelf  een verhaal maakt en dat vertelt aan medewerkers, is het zaak eerst te weten waar die medewerkers nou zelf echt mee bezig zijn.

Enabler gebruikt data om achter de informatiebehoefte te komen

Gelukkig zijn er steeds meer manieren om erachter te komen waar mensen binnen je organisatie mee bezig zijn. Het medewerkerstevredenheidsonderzoek is nog altijd een goede ingang (als je die nog hebt). Maar gelukkig verloopt steeds meer interne communicatie via online kanalen.

Intranet, Yammer, nieuwsbrieven, Facebook, LinkedIn: gebruik wat je hebt

Analyseer bijvoorbeeld wat de best gelezen berichten zijn op het intranet, je nieuwsbrieven of een applicatie als Yammer. En vraag je vervolgens af waarom die berichten zo goed scoren. Wat hebben ze met elkaar gemeen? Wat kunnen we hiervan leren. Wat soms ook kan werken is na te gaan waarover collega’s en oud-collega’s op een platform als Facebook of LinkedIn posten op de bedrijfspagina’s.

Het klassieke voorbeeld: het belang van personalia

Een voorbeeld dat wij keer op keer tegenkomen bij interne communicatieklussen voor grote organisaties, is het belang dat medewerkers hechten aan personalia in personeelsbladen en op intranet. Voor jonge communicatieprofessionals komt dit al snel over als oubollig. “Gaan we nu echt elke maand op een rij zetten wie er 12,5 jaar in dienst is?”. En het antwoord van veel medewerkers is steeds een gemeend “Ja!”

Koppel die ingang aan je bedrijfsdoelen

Hier komt de crux. Een oubollige rubriek als jubilea op intranet kun je prima koppelen aan je bedrijfsdoelen. Heb je bijvoorbeeld ‘corporate values’ die moeten worden onderschreven? Laat zo’n jubilaris dan eens vertellen wat die waarden in de praktijk voor hem of haar betekenen. Zo maak je die abstracte boodschap uit de directiekamer behapbaar.

Faciliteer de sleutelfiguren met goede content

Het verhaal moet uiteindelijk worden vertelt door de sleutelfiguren in de organisatie zelf. Dat kunnen ze, maar daar hebben ze wel hulp bij nodig in de vorm van praatplaten, powerpoints en uitgeschreven toespraken. Zorg er dus voor dat die allemaal in lijn zijn met de huisstijl en de boodschap van de organisatie.

Wacht niet op het verzoek, maar maak alvast die powerpoint

Onze belangrijkste tip: wacht niet op het verzoek om iets te maken. Als enabler moet je daarin het initiatief nemen. Je weet waar de organisatie mee bezig is en welke boodschappen er nodig zijn. Jij bent de specialist, dus jij weet ook welk middel daarvoor het meest geschikt is. Maak dus alvast die powerpoint, plan alvast een meeting met de directie om die belangrijke speech samen voor te bereiden. Alleen zo zet je echt je stempel op de interne en externe communicatie.

Ik wil contact met een expert van Contenture